للمتقدمين على المنح الدراسية تعرف على كيفية كتابة خطاب التوصية بشكل صحيح

كتب : ميار علاء

خطاب التوصية أو كما يعرف أحياناً بخطاب الترشيح “Recommendation Letter” يُكتب عادة للشهادة لشخص ما بأن لديه مهارات معينة، أو صفات شخصية مميزة عن باقي زملائه، و يعتبر خطاب التوصية مطلب وشرط أساسي عند التقديم لأي منحة دراسية، وهذا الخطاب من المفترض أن يكتبه دكتور في الجامعة أو مدير العمل، بحيث يكتبه شخص أخر غير الشخص المقدم على المنحة، ولأهمية هذا الخطاب سوف نعرض أهم الأشياء التي يجب أن تكون مذكورة في الخطاب وأبرز الأخطاء التي تجعل الخطاب سيء.

1- يجب أن يكون الشخص الذي سوف يكتب لك الخطاب، شخص تعرفه جيداً بصورة، يمكن مثلاً أن تطلب من أستاذك الجامعي أن يكتب لك خطاب التوصية الخاص بك أو من مدير المؤسسة التي تعمل بها.

2- يجب استخدام بريد إلكتروني رسمي سواء إيميل الجامعة أو المؤسسة التي يعمل بها الشخص الذي يكتب الخطاب، حيث إذا تم وضع إيميل للشخص الموصي غير رسمي مثل Gmail, yahoo لن يتم النظر إلى الخطاب بشكل جاد.

3- بعض الطلاب يقدمون خطابات من رؤساء دول أو أصحاب شركات عالمية، فهم يعتقدون أن ذلك سوف يساعدهم على القبول فب المنح، ولكن يحدث العكس فهذا يجعل خطاب التوصية قد يبدو غامض ومبهم وغير إيجابي لأن أوراقك في السيرة الذاتية الخاصة بك لا تتضمن أى علاقة بهم.

4- التأكيد على أن جميع خطابات التوصية يتم كتابتها باللغة الإنجليزية، فكل الجامعات الأجنبية لا تقبل أي خطاب مكتوب باللغة العربية، جميع المنح تقبل الخطابات باللغة الإنجليزية.

5- قبل البدء بكتابة أي خطاب يجب أولًا أن يعرف الطالب ما هي الجوانب التي يجب التركيز عليها في الخطاب، لأن بعض المنح أو الجامعات تركز على الجانب الأكاديمي و التقدير، و البعض الأخر يركز على تفاعل الطالب و اشتراكه في الأعمال التطوعية أو المسابقات الدولية، فيوجد بعض الخطابات تركز على جوانب لن تعطيها المنحة أهمية، ولذلك يجب معرفة متطلبات المنحة و الجوانب التي تركز عليها أثناء كتابة الخطاب.

6- معظم المنح لا تقبل أن يكون الشخص الذي يكتب لك خطاب التوصية، هو أحد افراد عائلتك سواء الأب أو الأم أو الزوج، لأنهم يعتبرون هذا خطاب متحيز وغير حيادي.

7- يجب ذكر بعض المعلومات في أي خطاب توصية لأنها تجعل الخطاب أكثر مصداقية، من أهم هذه المعلومات، متى تعرف الشخص الذي يكتب الخطاب على الطالب، و كيف تعامل معه هل هو أستاذه في الجامعة أم مديره في العمل، ويجب ذكر المدة التي ظل الشخص يتعامل بها مع الطالب و متى كان أخر تعامل بينهم.